エクセルの行挿入で数式の崩れを防ぐためのちょっとした工夫

2015-01-20

私がエクセルで経営データの作成を任されていたとき面倒だったことは、
支店やエリアの追加を表に反映することでした。

たとえば、以下のような売上表があったとします。

6月にG支店が東エリアにできたので6行目に行を挿入すると
以下の表のようにレイアウトが崩れるので、線の修正をしなくてはなりません。

さらに東エリアの合計の数式をみるとG支店が含まれていないので、
こちらも修正が必要です。

数式を入力し直すことはミスの原因になる可能性が大きいので、
レイアウト変更後の数式チェックは特に念入りに行う必要があります。
表が複雑になればなるほど一苦労で、本当に嫌だったんですよね。

しかしある時、表にちょっとした工夫を施しておくと、
行を追加をしても数式の変更が最小限、もしくは、
全くしなくてもOKになることに気づきました。

その工夫とは行を追加する可能性がある箇所に
空白行をあらかじめ挿入して表を作成するということです。

言葉だと分かりづらいので、下の表をご覧ください。
東エリアと西エリアの合計行の上に空白行がありますよね。
このように表を作成します。

そうすると、G支店を追加するために6行目に行を追加しても、
レイアウトも数式も崩れません！

ちょっとしたひと手間なんですけれど、毎月のように出店があると
このようにしておくだけでものすごく仕事の効率が上がります。

さらに奥の手として、
次のやり方でも空白行を入れた効果と似たような効果を得られます。

それは、C支店と東エリアの間に行挿入をするのではなく、
B支店とC支店の間に行を挿入してください。

C支店の行を数式コピーして挿入した行に貼り付けます。

一番下のC支店をG支店に修正すればOKです。

A支店、B支店、G支店、C支店の並びでもOKならば、
コピペや修正は不要ですが、
新規支店を最後に表示することが多いと思うので、
上記のようなことをしています。

空白行を入れず表を作り、
今更作り直すのが面倒な場合は上記のやり方でやってみてください。
レイアウトや数式を修正するよりは負荷が少ないと思います。

個人的には、後者より前者のやり方のほうが
間違いが少なくて効率的でした。
コピペや削除等の作業工程が多いと間違いが発生しやすくなると思います。

これから2015年の表を作成する人がいたら、ぜひ試してみてください！