複数で１つのエクセルファイルを共有するなら”ブックの共有”が必須
複数の人が一つのエクセルをファイルを共有して、
売上や契約数などのデータを入力することがあるかと思います。
ファイルの共有をしていると時々起るのが、
データが消えたり、関数がおかしくなっていたりすることです。
こういう時は大抵意図せずしてミスっている場合が多いので、
"犯人捜し"がいやぁ～な雰囲気になりますよね。
こんな状況を防ぐために、ぜひエクセルの「ブックの共有」機能を使ってください。
この機能を使うと各人が行った変更の履歴を残すことができます。
ブックの共有の設定の仕方
設定は簡単で、
リボンの〔校閲〕タブにある〔ブックの共有〕ボタンをクリックしてください。
〔ブックの共有〕ダイアログボックスが開きます。
〔複数のユーザーによる同時編集とブックの結合を許可する〕にチェックし、
〔OK〕ボタンをクリックします。
「保存してもいいですか？」と聞かれるので、
よければ〔OK〕ボタンをクリックしてください。
これで「ブックの共有」が完了です。
変更履歴の表示
ためしに以下の表を変更します。
そうすると変更箇所に変更履歴が強調表示されます。
もし変更履歴が強調表示されないようであれば、
〔変更履歴の記録〕ボタンの▼をクリックして、
〔変更箇所の表示〕を選択してください。
〔変更箇所の表示〕ダイアログボックスが開きます。
初期設定のままで大丈夫なので、〔OK〕ボタンをクリックしてください。
これでシートに変更履歴が強調表示されます。
変更箇所の確認
「変更箇所の確認」をおこなうことで、
変更箇所を正式にワークシートに反映するかしないかを決められます。
この機能を使うには、〔変更履歴の記録〕ボタンの▼をクリックして、
〔変更箇所の確認〕を選択してください。
下の画像のような〔変更箇所の確認〕ダイアログボックスが開きます。
選択肢から選んでください。
確認が終わると処理が反映され、
ワークシートから履歴の強調表示が消えます。
変更履歴を一覧で確認する
変更した履歴を一覧で確認したいときは、以下の操作を行ってください。
〔変更履歴の記録〕ボタンの▼をクリックして、〔変更箇所の確認〕を選択します。
〔変更箇所の表示〕ダイアログボックスが開きます。
チェックが入った変更日を〔すべて〕にし、
〔新しいシートに変更箇所一覧を作成する〕にチェックをして、
〔OK〕ボタンをクリックします。
非表示になっていた履歴ワークシートが表示されるので、
シートタブをクリックして確認してください。
なお、この履歴一覧には[編集中に変更箇所を記録する] に
チェックが入っていなかった間の記録はありません。
ご注意ください。
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