ヘッダーとフッターで文書をより見やすくする
エクセルで作成した書類を印刷したとき、
書類にページ番号やタイトルがあったほうが、より見やすくなります。
ヘッダーは余白の上部で、フッターは余白の下部の部分の名前で、
文書に付随する日付、ページ、タイトル等のデータを表示する場所として適しています。
ヘッダーとフッターを編集する
ヘッダーとフッターを編集する場合、
ページレイアウトプレビューにすると作業がスムーズです。
ヘッダーを編集するので、マウスポインタを余白上部に移動します。
余白上部に3つのボックスができます。
ヘッダーもフッターもこのように左、中、右と３つの編集領域を持っています。
左のボックスで編集作業を行いたいので、クリックします。
カーソルがボックスのなかに移動します。
ヘッダー・フッターの編集領域にカーソルが移動すると、
リボンに〔ヘッダー／フッター ツール〕の〔デザイン〕タグが表示されます。
これを使って編集を行います。
〔ヘッダー〕ボタンをクリックすると、
すでにエクセルがヘッダーのサンプルがあります。
気に入った文字列をクリックすれば、簡単にヘッダーを挿入できます。
自分好みに作成する場合、入力できる要素は以下の８つ要素とテキストです。
〔現在の日付〕と〔現在の時刻〕は、印刷時点の日付と時刻です。
作成して保存した日付ではないことに注意です。
〔図〕
図を使って会社のロゴを差し込んでおくと、
コーポレート仕様の書類となり、社外に渡すときに重宝します。
〔シート名〕
ヘッダーにタイトルを挿入する場合、テキストで直接入力をせずに、
シートタグのシート名を表のタイトルにして、
ヘッダーには〔シート名〕を挿入することをお勧めします。
テキストでヘッダーにタイトルを挿入していると、
シートをコピーして別の表を作成したときに、
修正を忘れてしまうことがあります。
しかし、シートタグのシート名はシートをコピーした段階で、
修正する可能性が高く、ヘッダーのタイトルの修正を同時に行えます。
ヘッダーとフッターのオプション
ヘッダーとフッターのオプションには、以下の４つがあります。
〔先頭ページのみ別指定〕
先頭ページにページ番号を表示したくない時によく使います。
注意すべき点は、デフォルトだとページ番号が２から始まる点です。
ページ番号を１から始めたい場合は、
リボンの〔ページレイアウト〕タグの〔ページ設定〕ボタンをクリックします。
ページ設定ダイアログボックスの〔ページ〕タグにある
〔先頭ページ番号〕を０にして、〔OK〕ボタンをクリックしてください。
ページ番号が１からスタートするようになりました。
〔奇数／偶数ページ別指定〕
背表紙があるような見開きタイプの書類で、
ページ番号を両端に表示する場合によく使います。
〔ドキュメントに合わせて拡大縮小〕〔ページ余白にあわせて配置〕
エクセルが自動でレイアウト調整してくれるので、
常にチェックを入れておくと良いです。
今までページレイアウトプレビューを使って
ヘッダーとフッダーの編集を説明しましたが、
〔ページ設定〕ダイアログボックスでも編集可能です。
〔ページ設定〕ダイアログボックスには、ヘッダーとフッダー以外にも
印刷に関するページレイアウトの編集機能が集まっています。
どこから開くことができるのか覚えておきましょう。
１．リボンの〔ページレイアウト〕タグの〔ページ設定〕ボタン
２．リボンの〔ファイル〕タブをクリックし表示される、
バックステージビューの〔印刷〕の〔ページ設定〕ボタン
