初級講座(2)/検索と置換、並び替えとフィルタ
エクセル初級(2)で学ぶこと
このレッスンでは、項目を昇順・降順に並び替えたり、
任意の項目だけ抽出したりといった、表の操作について学びます。
具体的には以下の項目です。
- 検索と置換
- 並び替え
- フィルタ
検索と置換
検索
検索と使うと、シートの中から自分が探したい単語や文章を探し出せます。
「藤井」を探してみましょう。
1.〔検索と置換〕ボタンをクリックし、〔検索〕を選択する
2.ダイアログボックスに探したい言葉「藤井」を入力して〔すべて検索〕をクリック
3.「藤井」が入っているセルにカーソルが移動します。
4.〔次を検索〕をクリックすると、「藤井」が入った別のセルにカーソルが移動します。
置換
置換は、検索で探した単語や文章を
別の単語や文章に置き換えることができます。
性別の「男」を「M」に置き換えます。
1.性別の列(D列)を選択します。これにより、置換の対象になるのはD列だけになります。
2.〔検索と置換〕ボタンをクリックし、〔置換〕を選択する。
3.〔検索する文字列〕に「男」、置換後の文字列に「M」を入力し、〔次を検索〕をクリックします。
4.「男」が入力してあるセルにカーソルが移動します。
5.置き換えてよければ、「置換」をクリックします。「M」に変わります。
6.まとめて一度に置換をしたければ、「すべて置換」をクリックします。残りの「男」も「M」に変わりました。
【お願い】 Mに変えましたが、後のレッスンのために再度「男」に戻しておいてください。
検索と置換にはショートカットがあります。
- 検索:CTRL + Fキー
- 置換:CTRL + Hキー
並び替え
寄付額や生年月日で昇順、降順に並べたい時に使います。
なお、今の並び順が分かるように左に番号を振っておきました。
同じように進めたい方は、氏名の左隣に番号を作ってください。
降順に並び替える
寄付額の降順(金額が大きい順)に並び替えます。
1.寄付額にカーソルを置き、並び替えをしたい範囲を選択する。
こうすると、合計や平均が並び替えの範囲外になります。
2.〔並び替えとフィルタ〕ボタンの〔降順〕を選択します
3.寄付額が大きい順に並びました。
昇順に並び替える
番号を昇順(番号の小さい順)に並び替えてみます。
1.番号にカーソルを置いて、並び替えをしたい範囲を選択します。
2.〔並び替えとフィルタ〕ボタンの〔昇順〕を選択します
3.元の順番に戻りました
複数の並び替えを指定する
寄付額を降順、生年月日を昇順に並び替えたいという時がありますよね。
そんなときは以下のように行います。
1.並び替えをしたい範囲を指定する。
2.〔並び替えとフィルタ〕ボタンの〔ユーザー設定の並び替え〕を選択する。
3.並び替えの範囲指定で項目を含めた場合、〔先頭行をデータの見出しとして使用する〕にチェックしてください。これで並び替えの対象外になります。
4.最も優先されるキーの〔列〕に寄付額、〔並び替えのキー〕を値、〔順序〕を降順にします。
5.〔レベルの追加〕をクリックし、〔列〕に生年月日、〔並び替えのキー〕に値、〔順序〕を昇順にして、〔OKボタン〕をクリックします。
7.並び替えができました!
フィルタ
東京都の人だけを抽出したい、
寄付額5000円以上の人を抽出したいといったときに、
フィルタ機能が役立ちます。
フィルタをつけてみましょうす。
1.フィルタをつけたい行頭にカーソルを置きます。
2.〔並び替えとフィルタ〕ボタンの〔フィルタ〕を選択します。
3.フィルタがつきましたす。
東京都と神奈川県の人だけを抽出してみましょう。
1.住所の〔フィルタ〕をクリックします。
2.〔すべて選択〕をクリックして、チェックを全てはずします。
3.東京都と神奈川県にだけチェックし、〔OK〕ボタンをクリックします。
4.抽出できました。
フィルタを解除したい時は、〔並び替えとフィルタ〕ボタンの〔クリア〕を選択してください。
抽出条件をさら複雑に設定することができます。
フィルタをクリックして、テキスト/数値/日付フィルターを選択すると、
どんな設定ができるかを見ることができます。
テキストの場合
数値の場合
日付の場合
すべてを紹介することが出来ないので、
ここでは寄付額が1,000円以上5000円以下の人を抽出してみます。
1.寄付額のフィルタの〔数値フィルター〕の〔指定の範囲内〕を選択する。
2.抽出したい金額の幅を入力して、〔OK〕ボタンをクリックします。
3.抽出ができました。