STUDY387

エクセルで仕事をもっと簡単にしよう

複数で1つのエクセルファイルを共有するなら”ブックの共有”が必須

time 2015/03/25

複数で1つのエクセルファイルを共有するなら”ブックの共有”が必須
※ エクセル2013で説明しています。

複数の人が一つのエクセルをファイルを共有して、
売上や契約数などのデータを入力することがあるかと思います。

ファイルの共有をしていると時々起るのが、
データが消えたり、関数がおかしくなっていたりすることです。

こういう時は大抵意図せずしてミスっている場合が多いので、
"犯人捜し"がいやぁ~な雰囲気になりますよね。

こんな状況を防ぐために、ぜひエクセルの「ブックの共有」機能を使ってください。
この機能を使うと各人が行った変更の履歴を残すことができます。

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ブックの共有の設定の仕方

設定は簡単で、
リボンの〔校閲〕タブにある〔ブックの共有〕ボタンをクリックしてください。
excel-share-books-01

〔ブックの共有〕ダイアログボックスが開きます。
〔複数のユーザーによる同時編集とブックの結合を許可する〕にチェックし、
〔OK〕ボタンをクリックします。
excel-share-books-02

「保存してもいいですか?」と聞かれるので、
よければ〔OK〕ボタンをクリックしてください。
excel-share-books-03

これで「ブックの共有」が完了です。

変更履歴の表示

ためしに以下の表を変更します。
excel-share-books-04

そうすると変更箇所に変更履歴が強調表示されます。
excel-share-books-05

もし変更履歴が強調表示されないようであれば、
〔変更履歴の記録〕ボタンの▼をクリックして、
〔変更箇所の表示〕を選択してください。
excel-share-books-06

〔変更箇所の表示〕ダイアログボックスが開きます。
初期設定のままで大丈夫なので、〔OK〕ボタンをクリックしてください。
excel-share-books-07

これでシートに変更履歴が強調表示されます。

変更箇所の確認

「変更箇所の確認」をおこなうことで、
変更箇所を正式にワークシートに反映するかしないかを決められます。

この機能を使うには、〔変更履歴の記録〕ボタンの▼をクリックして、
〔変更箇所の確認〕を選択してください。
excel-share-books-08

下の画像のような〔変更箇所の確認〕ダイアログボックスが開きます。
選択肢から選んでください。
excel-share-books-09

確認が終わると処理が反映され、
ワークシートから履歴の強調表示が消えます。
excel-share-books-10

変更履歴を一覧で確認する

変更した履歴を一覧で確認したいときは、以下の操作を行ってください。

〔変更履歴の記録〕ボタンの▼をクリックして、〔変更箇所の確認〕を選択します。
excel-share-books-06

〔変更箇所の表示〕ダイアログボックスが開きます。
チェックが入った変更日を〔すべて〕にし、
〔新しいシートに変更箇所一覧を作成する〕にチェックをして、
〔OK〕ボタンをクリックします。
excel-share-books-11

非表示になっていた履歴ワークシートが表示されるので、
シートタブをクリックして確認してください。
excel-share-books-12

なお、この履歴一覧には[編集中に変更箇所を記録する] に
チェックが入っていなかった間の記録はありません。
ご注意ください。
excel-share-books-13

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