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ピボットテーブル(集計表)の元データに関する注意点

time 2014/10/21

ピボットテーブル(集計表)の元データに関する注意点
※ エクセル2013で説明しています。

これから数回にわたってピボットテーブルについて説明する予定です。
超基本的なことから書くつもりなので、
「そんなこともう知っているよー。」という方が多数いらっしゃるかもしれませんが、
お付き合いください。

まず、ピボットテーブルについて簡単に説明しますね。
ピボットテーブルは集計表です。

エクセルには〔小計〕ボタンで集計表を作成することができますが、
これよりも複雑な集計表が自動で作成できます。
excel-pivot-motodata-01

今回説明するのは、ピボットテーブルの元になるデータに関してです。
元データがしっかりしていないと、
思った通りの集計表を作成することができないので、
意外に重要です。
excel-pivot-motodata-02

元データは以下の点に注意して作成してください。

  1. 表の中に空白の行、または、列を作らない。
  2. 表の1行目に項目名を入力し、特別な書式を設定する。
  3. データは2行目から入力する。

理由はエクセルがピボットテーブルを自動作成するときに、
集計するデータの範囲と項目名を把握しやすくするためです。

元データの表の途中に空白の行や列があると、
そこで集計するデータが終了とエクセルが判断してしまいます。
項目名がデータと同じ書式だと、エクセルが項目名の判断を間違えるときがあります。
これらを防ぐために、上記のお約束があります。

まあ、ピボットテーブルの範囲を手動でしっかり指定すれば、
必ずしも上記のすべてを守る必要はないのですが、
慣れるまでは守っておくのが無難です。

さらに、ピボットテーブルの作成をスムーズにするために、
以下の2点にも注意しましょう。

  1. 全角と半角、大文字と小文字を統一しておく。
  2. セル内の不要な空白を削除しておく。

この理由は同じ名前でも、全角と半角、大文字と小文字では
別の名前として集計されてしまうからです。
excel-pivot-motodata-03

セル内の不要な空白とは、文字の前や後ろに偶然は行ってしまうような空白です。
この空白があるだけで、別の名前として集計されます。
excel-pivot-motodata-04

全角と半角、大文字と小文字の統一は、フィルターで抽出したり、JIS関数で半角を全角にしたり、UPPER関数やLOWER関数で大文字か小文字に統一するといいでしょう。

不要な空白の削除はTRIM関数または置換機能を使ってください。

以上5つのことを守れば、元データの準備は大丈夫です。
それでは、次回はピボットテーブルの作成についてお話を進めたいと思います。

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