STUDY387

エクセルで仕事をもっと簡単にしよう

名前の定義、ジャンプ、グループ化の合わせ技で定型印刷を効率化

time 2015/05/18

名前の定義、ジャンプ、グループ化の合わせ技で定型印刷を効率化
※ エクセル2013で説明しています。

会議などでは毎回印刷するモノが決まっている場合が多いと思いますが、
皆さんはどんな風に印刷していますか?

印刷ボタンを1回クリックすればOK
という状態であれば簡単に済みますが、
複数のワークシートを印刷したり、
会議ごとに印刷範囲のパターンが違ったりすると
結構、プリント作業が面倒だったりします。

そこで、印刷の設定、名前の定義やグループ化の機能を使って
プリント作業の負荷が少しでも減る工夫をご紹介したいと思います。

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すべてのワークシートを印刷

ワークブック内にあるすべてのワークシートを印刷する方法です。
excel-many-pattern-prints-01

リボンの〔ファイル〕タグをクリックし
〔印説〕の設定で〔ブック全体を印刷〕を選択すればOKです。
excel-many-pattern-prints-02

ワークシートを選択して印刷

ワークブック内の複数のワークシートを印刷する方法です。
excel-many-pattern-prints-03

CTRLキーを押しながらワークシートのタブをクリックすると
複数のワークシートが選択できます。
この状態で印刷すれば、選択したワークシートのみが印刷できます。
excel-many-pattern-prints-04

選択範囲のみを印刷

選択範囲ごとにページを分けて印刷

一時的な選択範囲の印刷ならば"印刷の設定"

定期的に印刷するものではなくて、
臨時的に選択範囲のみを印刷したい場合は、
"印刷の設定"が便利です。

1-1.CTRLキーを押しながら、印刷する範囲をマウスで選択します。
excel-many-pattern-prints-05

1-2.リボンの〔ファイル〕タブをクリックし、
〔印刷〕の設定で〔選択した部分を印刷〕を選択します。
excel-many-pattern-prints-07

1-3.選択範囲ごとにページが分かれて印刷されます。
excel-many-pattern-prints-08

定期的に印刷し、かつ、印刷範囲のパターンが1個なら"印刷範囲の設定"

たとえば、毎月の会議で毎回印刷する選択範囲が決まっている場合は、
"印刷範囲の設定"を使うと便利です。

2-1.上記1-1のあとに、リボンの〔ページレイアウト〕タブにある〔印刷範囲〕ボタンをクリック、〔印刷範囲の設定〕を選択します。
excel-many-pattern-prints-09

2-2.印刷の設定は〔作業中のシートを印刷〕で大丈夫です。
excel-many-pattern-prints-10

定期的に印刷し、かつ、印刷範囲のパターンが複数ある場合は"名前の定義"と"ジャンプ"

たとえば、1枚のワークシートのなかに、
A会議では全体売上とA支店の売上のみを印刷、
B会議では全体売上とB支店の売上のみを印刷という風に
印刷範囲のパターンが複数ある時は"印刷範囲の設定"ではなく、
"名前の定義"と"ジャンプ"を使うと効率化できます。
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3-1.上記1-1のあとに、リボンの〔数式〕タブにある〔名前の管理〕ボタンをクリックします。
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3-2.〔新規作成〕ボタンをクリックします。
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3-3.〔名前〕に任意の名前を入力し、〔OK〕ボタンをクリックします。
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3-4.〔閉じる〕ボタンをクリックします。
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3-5.印刷するときはリボンの〔ホーム〕タブにある
〔検索と選択〕ボタンから〔ジャンプ〕をクリックします。
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3-6.移動先で〔印刷B〕を選択し、〔OK〕ボタンをクリックします。
これで先ほど名前を定義した印刷Bの範囲が瞬時に選択されます。
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3-7.あとは上記1-2以降と同じです。

選択範囲をまとめて1ページに印刷

上記で説明した選択範囲の印刷方法は、
選択範囲ごとにページが分かれます。

1ページにまとめて印刷したい時は
"列または行の非表示"または"グループ化"の機能を使います。
excel-many-pattern-prints-21

しかし、これらの機能での印刷方法は、
正確に言うと「選択範囲をまとめて1ページに印刷」ではなくて、
「印刷したくない範囲を非表示にして印刷」する方法です。

純粋な意味で選択範囲をまとめて1ページに印刷する機能
(異なるワークシートで選択した範囲を1ページに集約して印刷する機能)は
エクセルにはありません(VBAで似た機能を作ることは可能だと思いますが)。
もしあるのなら、ぜひ教えてもらいたいです!

"行または列の非表示"の場合は、
非表示にする行または列を選択してから、
リボンの〔ホーム〕タブにある〔書式〕ボタンをクリックし、
〔非表示/再表示〕から任意のコマンドを選択してください。
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"グループ化"の場合は、
グループ化する行または列を選択してから、
リボンの〔データ〕タブにある〔グループ化〕ボタンをクリックしてください。
excel-many-pattern-prints-20

定期的に行う印刷ならば、グループ化をお勧めします。

マクロやVBAを使うともう少しいろんなことができるのですが、
それはまた機会を見て記事にしたいと思います。

お役に立ちましたか?ご活用ください♪

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