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エクセルで仕事をもっと簡単にしよう

用途に合わせてエクセルの保存ファイル形式を変えてみよう

time 2015/05/12

用途に合わせてエクセルの保存ファイル形式を変えてみよう
※ エクセル2013で説明しています。

エクセル2013を普通に保存すると拡張子が.xlsxになります。
普段はこれでOKですが、サイズを小さくして保存したい、
pfdで保存したい、他の表計算ソフトでも開けるようにしたい等の場合は
ファイル形式(拡張子)を変更して保存しましょう。

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サイズを小さくして保存する

取引先にメールでエクセルファイルを送るとき、
出来るだけサイズを小さくして送りたいですよね。
そんなときはバイナリ形式で保存してみてください。

〔ファイルの種類〕を〔Excelバイナリブック(*.xlsb)〕にして保存します。
excel-file-hozon-01

そうするとファイルのサイズをコンパクトにして保存することができます。
excel-file-hozon-02

ただし、バイナリブックで編集するとおかしくなることがあるので、
通常のファイル形式(拡張子を.xlsx)に変更してから
編集してください。

PDFで保存する

〔ファイルの種類〕を〔PDF(*.pdf)〕にして保存します。
excel-file-hozon-03

エクセルに複数ワークシートがある場合は、
保存時にアクティブになっているワークシートのみがPDF化されます。
excel-file-hozon-04

過去のバージョン形式で保存する

エクセル97~2003までのバージョンでエクセルファイルを開けるには、
〔ファイルの種類〕を〔Excel 97-2003ブック(*.xls)〕にして保存します。
excel-file-hozon-05

テンプレートとして保存する

テンプレートとして保存すると、テーマとして使用することができます。
〔ファイルの種類〕を〔Excel テンプレート(*.xltx)〕にして保存します。
excel-file-hozon-06

保存したテンプレートを使うには、
リボンの〔ページレイアウト〕タグにある〔テーマ〕ボタンをクリックし、
〔テーマの参照〕を選択します。
excel-file-hozon-07

〔OFFICEのカスタム テンプレート〕をダブルクリックします。
excel-file-hozon-08

保存したテンプレートを選択して、〔OK〕ボタンをクリックしてください。
excel-file-hozon-09

他の表計算ソフトでも使用できるように保存する

表計算ソフトといえばエクセルを使用している人が大半だと思いますが、
なかには別のソフトを使っている人もいます。

そんな人たちとスムーズにファイルのやり取りをするには、
オープンドキュメントスプレッドシート(.ods)で保存します。
excel-file-hozon-10

他にも、CSVやテキスト形式等で保存が可能です。
〔ファイルの種類〕を見るとエクセルで保存できる形式がずらっと並んでいるので、いろいろと試してみることをお勧めします。

お役にたちましたか?ご活用ください♪

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